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Raus aus dem alten Trott - Erfolgreiches Controlling

Was bringt erfolgreiches Controlling deinem Betrieb?

Viele Milchviehbetriebe sind in den letzten Jahren stark gewachsen. Größere Herden stellen einen hohen Anspruch an die Herdenführung und das Gesundheitsmonitoring. Sie benötigen strukturierte Arbeitsabläufe sowie ein solides Controlling. Für die erfolgreiche Umsetzung von effektiven Arbeitsabläufen samt derer Controllingmaßnahmen ist ein motiviertes und nachhaltiges Team der entscheidender Faktor! Nur gemeinsam lassen sich Lösungen für Problemstellungen finden und Verbesserungen sowie ein erfolgreiches Controlling entwickeln. Durch eingeführte Controllingmaßnahmen werden eintretende Erfolge überhaupt erst sichtbar. Zeitgleich lassen sich neue Handlungsbereiche für Optimierungsansätze definieren. Die Erfolgsfaktoren moderner Milchviehbetriebe sind gemeinsame Teamentscheidungen, Dokumentation messbarer und realistischer Ziele, fest definierte Arbeitsabläufe sowie betriebseigene Kennzahlen. Mit dem Wachsen der Milchviehbetriebe werden jedoch Veränderungen gewohnter Betriebs-, Arbeits- und Kommunikationsabläufe notwendig.

 

Ein Beispiel für erfolgreiches Controlling

Wird die Kennzahl aktueller Kraftfutteraufwand in der Milchproduktion überprüft und festgestellt, dass er deutlich zu hoch liegt, so ist zeitnahes Handeln notwendig, um Futterkosten einzusparen und das gesundheitliche Risiko für die Herde zu reduzieren. Ausgangspunkt sollte der aktuelle Ist-Verbrauch sein. Daran schließt sich die Bestimmung des Ziel-Verbrauchs an, sowie die Festlegung der für die Erfassung verantwortlichen Person plus Stellvertreter. Eine gleichbleibende Systematik der Erfassung gewährleistet die Vergleichbarkeit der Daten und ermöglicht es, Verläufe darzustellen. Zusammenhänge z. B. zur Grundfutterqualität lassen sich so leicht aufdecken. Voraussetzung ist eine routinemäßige Erfassung der Kennzahl. Allerdings sind die dafür notwendigen Veränderungen der Arbeitsroutine dabei oft die größte Hürde im Arbeitsalltag.

Häufig fühlen sich die verantwortlichen Personen durch zu viel Arbeit überfordert. Die guten Vorsätze werden schnell wieder aufgegeben. Auch die häufige Zwischendurch-Kommunikation, sprichwörtlich zwischen „Tür und Angel“, innerhalb des Teams kann dazu führen, dass eine neue Maßnahme nicht umgesetzt wird, z. B. weil nicht alle Personen informiert wurden oder von der neuen Maßnahme überzeugt sind. In anderen Fällen klappt die Umsetzung nicht wie gewünscht oder es stellt sich kein kurzfristig sichtbarer Erfolg ein. Auch das kann dazu führen, dass die neue Arbeitsroutine nicht konsequent durchgeführt wird und schnell wieder in Vergessenheit gerät. Dabei stellt sich die Frage: Warum ist es überhaupt so schwer, Neuerungen im Betriebsablauf umzusetzen?

 

Neue Abläufe entwickeln

Grundsätzlich lassen sich neue Arbeitsabläufe, z. B. die wöchentliche Kontrolle von betrieblichen Kennzahlen, nicht leicht umsetzen, da das menschliche Gehirn ein „Energiesparer“ ist. Es versucht jegliche Tätigkeit in routinierte Abläufe umzusetzen. So kann der Mensch gute und effiziente Leistungen erbringen, ohne darüber nachzudenken. Ein Fußballer muss deshalb bei der WM nicht überlegen, ob und wie er den Ball schießt. Auch das Autofahren funktioniert ohne groß darüber nachzudenken. Nimmt man sich hingegen vor, die Abläufe zu verändern, muss sich das Gehirn darauf am Anfang stark konzentrieren. Zum Beispiel wenn der Fußballer mit dem ungeübten linken Bein schießen müsste, oder wir in England im Linksverkehr fahren würden. Auch die Erfassung neuer Kennzahlen auf einem Betrieb benötigt am Beginn Konzentration. Die Kraftfuttermenge muss auf einer Liste dokumentiert werden, ebenso die Milchmenge und ihre Inhaltsstoffe. Ziel ist es, dass die neuen Abläufe in eine „neue“ Normalität übergehen und dabei mit der Zeit weniger bzw. gar keine Konzentration mehr benötigen. Die neue Handlung muss also in eine gewohnte Handlung übergehen und das geschieht nur durch eine konsequente Umsetzung.

In einer Studie am London College wurden 96 Teilnehmer befragt. Sie hatten sich freiwillig eine Verhaltensänderung vorgenommen (stündlich ein Glas Wasser trinken, 2 x pro Woche Sport treiben, das Rauchen aufgeben etc.). Im Schnitt dauerte es 66 Tage, bis das Verhalten automatisch ablief und keiner zusätzlichen Konzentration mehr bedurfte. Es wurde die „neue“ Normalität. Dabei variierte – je nach Art der Änderung – die Anzahl der Tage bis zur neuen Normalität zwischen 18 und 254. Ähnlich verhält es sich auf Milchviehbetrieben, wenn neue Arbeitsroutinen umgesetzt werden sollen.

 

Die richtige Umsetzung

Voraussetzung für eine erfolgreiche Umsetzung ist zudem ein klares und messbares Ziel, um einen späteren Ist-/Soll-Vergleich vornehmen zu können. Außerdem müssen die Rahmenbedingungen festgelegt werden. Wie häufig und wie genau sollen die Daten von wem erfasst werden? Beispiel: Die Futterkosten sollen durch Reduktion des Kraftfutterverbrauchs pro Liter Milch gesenkt werden. Dafür wird der Kraftfutterverbrauch vom Futtermeister wöchentlich am Donnerstag notiert und mit Hilfe der Milchmenge berechnet (Übersicht A).

Zu Beginn ist es oft eine große Umstellung und der „Papierkram“ auf dem Radlader stört. Doch, wenn die Berechnung ausdauernd durchgeführt wird, wird sie nach einigen Wochen nicht mehr als Belastung angesehen. Das Aufschreiben geht in Arbeitsroutine über und es macht sogar Spaß, mit den daraus resultierenden Ergebnissen zu arbeiten. Als Nebeneffekt läuft die Arbeit strukturierter ab – die Kühe werden wirtschaftlicher gefüttert und die Herde ist gesünder.

 

Übersicht A

Problem: Hohe Futterkosten und gesundheitliche Probleme in der Herde durch einen zu hohen Kraftfuttereinsatz.

Maßnahme: Wöchentliche Dokumentation und Berechnung des Kraftfutterverbrauchs pro Liter Milch durch den Futtermeister am Donnerstag.

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Darstellung des Ist-Soll-Vergleichs

Wir melden uns in der Regel innerhalb der nächsten Werktage!

Ein weiterer wichtiger Punkt: Team-Motivation

Besonders auf Betrieben mit mehreren Mitarbeitern spielt die Motivation im Team für den betrieblichen Erfolg eine entscheidende Rolle. Die gemeinsame Diskussion neuer Ideen und Maßnahmen sollte ausschließlich zum Ziel haben, praktische und auf dem Betrieb leicht umsetzbare Lösungen zu finden. Notwendig für den Austausch untereinander und für die Teambildung ist deshalb das Stattfinden eines regelmäßigen Teammeetings. Dies kann unterschiedliche Strukturen haben: Ein wöchentliches Treffen mit allen Mitarbeitern bzw. auch zusätzliche monatliche Treffen mit den einzelnen Verantwortungsbereichen (z. B. ein „Teammeeting Fütterung“). Auch der Rahmen der Meetings sollte klar festgelegt werden: Ort, Zeit, maximale Dauer, Teilnehmer, Moderator, wer führt das Protokoll, welche Themen wiederholen sich wöchentlich (z. B. Milchmenge, Zellzahl, Änderungen, Neuigkeiten). Die Basis eines erfolgreichen Austauschs ist, dass sich jeder gleichwertig einbringen darf und sogar sollte. Der Rahmen des Teammeetings bietet Möglichkeit, alle zu informieren, Lösungen für Problemstellungen gemeinsam zu suchen und Verbesserungspotenziale zu diskutieren. Wie zum Beispiel ließe sich die Futteraufnahme um 1 kg Trockenmasse pro Tag und Kuh steigern? Wie kann die Zellzahl verbessert werden? Wie lässt sich die Zufriedenheit der Mitarbeiter steigern? In der Praxis hat sich dabei bewährt, die Dauer eines Meetings auf lediglich 30 Minuten zu begrenzen.

Durch das Führen eines Protokolls werden veränderte, neu entwickelte Arbeitsabläufe automatisch strukturiert. Ziele lassen sich allein dadurch schon schneller erreichen. Da stets die Verantwortlichen im Protokoll festzuhalten sind, nimmt es auch alle Personen in die Pflicht. Das Festlegen von messbaren und klar definierten Zielen führt zu mehr Motivation und Engagement bei der Arbeit. Jeder Mitarbeiter weiß, welche Erwartungen an ihn gestellt werden und welche Verantwortungsbereiche seine Kollegen auszufüllen haben.
Im Rahmen eines Teammeetings lassen sich die persönliche Stärken der Mitarbeiter besser den am besten passenden Verantwortungsbereichen zuteilen. Durch ihre eigenen Verantwortungsbereiche haben die Mitarbeiter Spielraum, sich individuell zu entwickeln, wodurch wiederum die Zufriedenheit steigt. Das reduziert das Risiko der Mitarbeiter-Fluktuation, die sonst in der Regel sehr kostenintensiv ist (Übersicht B).

 

Übersicht B

Problem: Hohe Mitarbeiter-Fluktuation führt zu hohen Kosten und niedrigem Know-How auf dem Betrieb.

Maßnahme: Wöchentliches Teammeeting soll die Mitarbeiter in die betrieblichen Abläufe besser einbinden. Außerdem sollen klar definierte Verantwortungsbereiche die Motivation fördern und individuelle Stärken sinnvoll genutzt werden.

 

erfolgreiches controlling

Veränderungsprozesse für ein erfolgreiches Controlling

Nicht immer wird gleich sichtbar, dass neue Arbeitsabläufe und –routinen das wirtschaftliche Ergebnis des Betriebes verbessern. Wenn die Umsetzung am Beginn nicht gleich klappt – das Herdenprogramm nicht die gewünschten Zahlen auswertet oder die gerade entworfene Exceltabelle noch Formelfehler aufweist – kann es für alle nachvollziehbar zur Frustration kommen. Hier ist die Gefahr groß, dass schnell in die alte Routine verfallen wird. Deshalb ist es wichtig, sich bewusst zu machen, dass Veränderungen nur langsam voran gehen und dies ein Prozess ist, der immer wieder aktiv vorangetrieben werden muss. Es wird Ausdauer benötigt! Zudem ist es wichtig, sich und seine Mitarbeiter zwischendurch immer wieder zu motivieren oder sich motivieren zu lassen. Das geht am besten, indem man sich die ursprünglich gesetzten Ziele vor Auge führt und die bereits erreichte Umsetzungen und Teilziele würdigt. Auch dafür können die Teamprotokolle und die erhoben Kennzahlen genutzt werden. Anschauliche Übersichten z. B. an Pinnwänden und Stalltafeln helfen dabei.

 

Fazit

Wenn neue Ziele erreicht werden sollen, müssen Arbeitsabläufe umgestellt werden. Es sind Maßnahmen sowie neue Alltagsroutinen notwendig, um ein erfolgreiches Controlling zu etablieren. Unser Gehirn versucht jedoch Energie zu „sparen“ und verfällt schnell in alte Muster. Die Basis für die Zielumsetzung ist ein motiviertes Team, das sich durch Rückschläge nicht frustrieren lässt. Ist das geschafft führt dies zu einer strukturierteren Arbeitsweise, die schnell sichtbare und messbare Erfolge bringt, die nicht nur die Zufriedenheit der Mitarbeiter sondern auch das wirtschaftliche Ergebnis des Betriebes verbessern.

 

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Ich wünsche dir gesunde Kühe!

Deine Denise

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